Save and sharing, autorecover(menyimpan otomatis) dan mengexport Workbook - Ms.Excel 2016

    Setelah kita mengenal workbook, kita lanjutkan dengan materi selanjutnya. Kita mulai dengan bagaimana cara menyimpan hasil kerja atau workbook ini ke dalam komputer atau tempat penyimpanan yang lain. Langkah - langkah untuk menyimpan hasil pekerjaan kita adalah sebagai berikut:


Save dan Save As:

1. Klik bagian atas workbook yang bergambar disketatau klik file dan kembali ke backstage view, pilih save atau save as.
2. Terdapat mode penyimpanan pada program ini, yaitu Save dan Save as(menyimpan dengan nama lain),perbedaannya adalah jika Save yang kita pilih, maka kita hanya perlu sekali memberi nama pada workbook kita selanjutnya jika kita ingin menyimpannya lagi tinggal tekan perintah save pada menu atau kombinasi tombol keyboard CTRL + S, sedangkan bila kita ingin menyimpan dengan mode Save as (menyimpan dengan nama lain)maka akan muncul tab Save as seperti gambar langkah pertama dan workbook yang sudah kita simpan sebelumnya akan tetap ada.Ibarat kita membuat salinan dari workbook sebelumnya.
3. Kapanpun kita ingin membuka ataupun menyimpan file/workbook kita secara online, maka kita akan dihadapkan pada pilihan akun dari one drive, jika kita setuju maka kita harus membuat akun atau signup ke Microsoft.
4. Kemudian jika kita memilih This PC, maka akan muncul folder dibagian group Lastweek/Minggu lalu dan folder di group Older/lama .
5. Untuk Add Place kita hanya mempunyai 2 pilihan yaitu Onedrive serta Onedrive for business
6. Yang terakhir yaitu Browse pada komputer kita, jika kita mengklik penyimpanan pada Browse maka akan keluar kotak dialog penyimpanan.

Auto Recover:
    Excel mempunyai fasilitas yang disebut Auto Recover, yaitu folder yang menyimpan sementara semua workbook pekerjaan kita, apabila komputer kita mengalami hang dan terjadi masalah di Excel lalu kita lupa menyimpannya maka data kita masih bisa diselamatkan oleh auto recover ini. Cara menggunakan auto recover adalah sebagai berikut:

1. Buka program Excel,lalu lihat jika ada autosaved version dan dokumen recovery muncul pada taskpane berarti kita lupa menyimpan workbook.
2. Klik untuk membuka auto recover pada kolom Available Files
3. Untuk defaultnya/seting bawaannya Excel menyimpan otomatis atau auto recover ini setelah kita bekerja setiap 10 menit, dan tidak akan menyimpannya dibawah waktu defaultnya.
4. Jika kita tidak menemukan file yang kita butuhkan dan belum terautosave, maka kita bisa masuk ke backstage view, lalu klik info dan klik Manage workbooks. lalu klik dan cari di Unsaved Workbooks.
5. Jika kita ingin menghapus auto recover workbook kita kita bisa memilih delete all unsaved workbooks.

Export Workbook:

    Default Excel untuk penyimpanan file mempunyai akhiran /ekstensi .xlsx, walaupun demikian kita bisa mengubahnya menjadi type file yang lain seperti .pdf, atau Excel 97-2003 workbook atau .CSV, hal ini akan mempermudah kita dalam hal penyimpanan. Dibawah ini akan dijelaskan bagaimana cara menyimpan file dalam ekstensi lain atau export file:



Export Worbook Sebagai PDF file:

1. Klik file untuk menuju backstage view.
2. Klik export dan pilih Create Pdf/Xps Documents.
3. Akan muncul kotak dialog Save as , dan kita pilih lokasi tempat penyimpanan file dan klik tombol Publish.
4. Default /seting awal export file ini hanya berlaku untuk worksheet/lembar kerja yang aktif saja. Untuk mengubah agar semua bisa disimpan maka kita harus merubah melalui option diatas tombol Publish dan pilih entire workbook dan klik tombol OK.
5. Eksport workbook ke dalam type file yang lain:
6. Kita bisa mengeksport file dengan jenis type yang lain seperti Excel 97-2003 workbook atau .CSV.
7. Klik file menuju backstage view.
8. Klik export dan pilih change file type .
9. Klik file yang akan kita pilih seperti contoh dibawah ini
10. Lalu klik tombol Save as.
11. ]Lalu ketik nama file yang kita simpan, jika kita ingin menggunakan file type yang lain klik bagian save as type pada kotak dialog

Sharing/ bagi file ke jaringan internet atau online:
    Pada saat kita membagi file ke orang lain, orang lain bisa mendapatkan file kita melalui one drive seperti kita mengakses file kita sendiri di one drive, hal ini memudahkan kita dalam berkolaborasi mengerjakan tugas secara bersamaan dilain tempat. dulu untuk mengirim file lewat jaringan kita harus menggunakan email mudah sih tapi tidak efektif karena lambat. sekarang sudah ada fasilitas share ini. untuk menggunakan fasilitas ini langkah - langkahnya adalah sebagai berikut:

Seperti langkah diatas kita klik file untuk ke backstage view

1. Lalu pilih share dan klik
2. Share pane akan muncul. lalu cari tempat penyimpanan file di one drive.
3. Lalu share with people diklik
4. Excel akan kembail ke view/tampilan normal dan disebelah kanan terdapat bagian untuk mengeshare , isi invite people dengan alamat email. dan pilih can edit jika orang yang kita invite ingin mengeditnya, lalu klik tombol share

Sekian dulu tutorial Ms.Excel kali ini semoga bermanfaat